5 Dicas para Melhorar a Eficiência do seu Negócio

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A eficiência é o que torna um negócio lucrativo. Se o seu negócio sofre paragens ou atrasos isso pode significar que está a perder dinheiro. Para o ajudar a refinar o seu modelo de negócio e ter as coisas funcionar de forma suave e eficiente, deixamos aqui cinco dicas que, como gestor, você deve ter em consideração.

1. Acompanhe a produtividade dos funcionários

Embora possa parecer que esta tarefa ocupe muito tempo, especialmente se tiver muitos colaboradores, uma das principais áreas de ineficiência é o trabalho humano. Reserve algum tempo para analisar o registo de recursos humanos e determinar se há algum problema entre os seus colaboradores. Os conflitos no local de trabalho podem envolver mais do que apenas duas pessoas. Um escritório inteiro pode perder produtividade devido a um ambiente de trabalho tenso. Se houver algum problema relatado, você poderá resolvê-lo. Às vezes basta que os envolvidos se sentem a conversar. Em circunstâncias mais problemáticas, pode ser necessária uma intervenção mais profunda por parte da equipa de gestão. Se procura ter um negócio eficiente, conflitos no local de trabalho não são aceitáveis, por isso é essencial que esteja atento a estas situações.

Outro aspeto importante para a eficiência de um negócio é a produtividade geral da sua equipa. Eles estão a receber o trabalho em tempo útil? Claro que todos temos os nossos “dias de folga”, mas é fácil perceber quando algum funcionário tem mais dias maus do que dias bons. É neste momento que temos de perceber o motivo que leva a uma baixa produtividade ou desmotivação. Será o resultado de algum problema ou apenas desmotivação geral? Perceber a raiz do problema pode ajudá-lo a resolvê-lo e voltar a ter o seu colaborador a 100%. Não menos importante, a formação continua. Apostar em formação mantém a equipa atualizada e mais capaz de desempenhar as duas funções de forma eficiente.

Ao manter os seus colaboradores motivados e promover um ambiente de trabalho positivo está a estimular os seus colaboradores a manter um certo nível de produtividade. Com uma equipa feliz e motivada certamente serão eliminados grande parte dos atrasos.

2. Use o poder da Internet

A Internet tornou-se uma ferramenta essencial na comunicação das empresas, se a sua não está a tirar partido disso poderá estar a perder terreno face à concorrência. Em particular, os mídias sociais, tornaram-se um excelente meio para as empresas estabelecerem relações com os seus clientes. Seja a sua empresa local ou global, você ainda pode alcançar os seus clientes e criar um relacionamento próximo que os manterá ligados ao seu negócio nos próximos anos. Isso também pode economizar um pouco no departamento de marketing. Estratégias de conteúdo, de envolvimento e de publicidade online podem ser a resposta para o futuro do seu negócio.

Para empresas que oferecem um serviço, esta linha direta de comunicação bidirecional com os clientes pode permitir a recolha de feedbacks autênticos sobre a sua experiência com a empresa, o que permite efetuar as respetivas melhorias, se necessário. Por exemplo, pode haver um problema com o seu site do qual a equipa de desenvolvimento ainda não tenha conhecimento. Esse problema pode ser grande o suficiente para impedir que os clientes possam realizar uma compra ou efetuar um pedido. Isso pode representar grandes perdas. Tendo clientes capazes de utilizar os mídias sociais e ter uma equipa pronta para responder nas respetivas plataformas sociais, acrescenta às empresas uma maior velocidade na resolução de possíveis problemas. Nunca subestime o poder dos mídias sociais.

3. Outsourcing Inteligente

Nem sempre a palavra outsourcing é bem vista e se delegarmos demasiados serviços neste tipo de regime podemos estar a perder a personalidade da nossa empresa. No entanto, aqueles que o fazem de maneira inteligente podem, na verdade, fazer com que seus negócios funcionem de maneira eficiente, sem deixar de lado os seus clientes e colaboradores. A melhor forma de o fazer é apenas ter outsourcing de serviços que não sejam vitais para o seu negócio.  Existem empresas competentes para tratar da contabilidade, gestão de recursos humanos e outros serviços. É muito provável quer o façam muito melhor, pois essa é a sua área de atuação.

O outsourcing também liberta a sua equipa para que esta se possa concentrar nas principais atividades que compõem o seu negócio. Uma vez que tem alguém para gerir algumas atividades não centrais, a sua atenção pode ser gasta no que é mais importante, o seu negócio. Quando bem aplicado o outsourcing aumenta a eficiência e produtividade de sua empresa.

4. Automatize

Embora alguns gestores possam ficar de pé atrás quando se fala em automação dos seus negócios, mas facto é que este é um ponto que pode ser fulcral numa melhor gestão do tempo e por sua vez contribuir para um aumento da eficiência e produtividade. A tecnologia evoluiu e continua a evoluir a um ritmo alucinante e isso contribui para várias melhorias das empresas.

A automação nem sempre significa substituir os seus colaboradores por software ou robôs. Existirá sempre a necessidade de ter pessoas especializadas para controlar e monitorizar processos. Ainda mais importante, pode utilizar um software especificamente para simplificar processos e melhorar a eficiência. Isto pode ser feito de uma forma tão simples quanto permitir que o software analise o seu plano de negócios, despesas e níveis de produtividade, além de permitir a criação de relatórios de fácil análise para que esteja sempre a par do que se passa.

5. Torne a comunicação mais simples

Outro aspeto muito recorrente que resulta em ineficiência das empresas é a falta de comunicação. Às vezes isso pode ser facilmente resolvido com uma reunião, mas essas reuniões podem ser difíceis de programar ou acabar por consumir demasiado tempo. Porquê investir tempo numa reunião morosa quando pode simplesmente deixar um memorando? Mas será que vão ver o memorando? E porque não enviar um email? Mas será o email visto com a celeridade pretendida? Podemos continuar com mais perguntas pertinentes, mas afinal qual é a melhor solução?

Com toda a tecnologia disponível, não há desculpa para não simplificar a comunicação. Se quer ter uma conversa cara a cara pode fazê-lo à distância e rapidamente via webcam, ou pode simplesmente utilizar um software com sistema de chat em tempo real. Estreitar a comunicação tornando-a mais simples, célere e clara, é sem dúvida um ponto a favor da produtividade, e a sua empresa agradece.

Com a variedade de tecnologia e recursos disponíveis, já não tem desculpas para não conseguir aumentar a eficiência e produtividade da sua empresa.