Conheça 3 Formas de Ser mais Eficiente

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Quando estamos a gerir o nosso tempo temos sempre a sensação que seríamos muito mais eficientes e produtivos se não estivéssemos sempre a ser interrompidos por terceiros.

Este pensamento até pode ser correto, mas há inúmeras formas para protegermos a nossa eficiência e limitarmos as interrupções de outros.

Saiba delegar:

Desengane-se se pensa que delegar é apenas função daqueles que estão em cargos de direção. Podemos e devemos delegar tarefas juntamente com os nossos colegas de equipa. Delegar passa então a ser uma ação natural, só tem que responder a algumas perguntas como: Quem gostaria mais de executar esta tarefa específica? Quem ficaria motivado ao fazê-la? Quem é que da nossa equipa nos poderia ajudar nesta tarefa? Quem é que tem competências para realizar este trabalho? Quem é que poderia dispensar algum do seu tempo para nos ajudar para que possamos investir o nosso tempo a enfrentar um novo desafio?

Depois de pensarmos e alinharmos as ideias sobre quem seria melhor para fazer o quê devemos então começar a contactar essas pessoas. Mas, também podemos levar com respostas como “adorava ajudar, mas não tenho tempo para isso”.

A forma como nos dirigimos às pessoas e como fazemos certos pedidos é essencial para que estas o aceitem ou não. A pessoa a quem nos dirigimos deve sentir-se acarinhada. Deve também saber que a escolhemos devido às suas competências e em detrimento de qualquer outra pessoa. Realçar os seus talentos e as suas competências pode ser uma boa fonte de motivação para que esta realize a tarefa que lhe pediu.

Saiba pedir ajuda:

Nem sempre é fácil admitir que precisamos de ajuda. O que vão pensar os outros se lhes pedirmos ajuda? Que somos incompetentes? Por pensarmos nisto como algo tão certo acabamos por desperdiçar imenso tempo a tentar resolver tudo sozinhos e a adiar decisões.

Mas, e se expusermos a nossa dúvida a alguém que sabemos que nos vai ouvir? Ao colocarmos a nossa questão acabamos por colocar o problema de uma forma mais simples. Às vezes, ao sabermos o que perguntar e a quem perguntar, depois de colocarmos a questão acabamos por resolver o nosso problema sozinhos. Outras vezes, é apenas uma questão de know-how que nós mesmos não temos e o nosso colega a quem pedimos ajuda sentir-se-á elogiado por poder mostrar as suas competências.

De qualquer forma, tenha sempre cuidado ao expor o que precisa, não o obrigue a ajudá-lo e saiba respeitar a sua opinião, não leve logo mil soluções pré-definidas e aceite todo o tipo de ajuda.

Pedir Feedback:

O pedido de feedback tem dois objetivos:

O objetivo operacional que se trata de reunir uma opinião sobre um produto ou serviço específico quando este ainda se encontra na sua fase inicial. As sugestões dos nossos colegas são mais facilmente integradas por nós nesta fase do que se apresentássemos já a versão final.

O objetivo de otimizar competências em que podemos pedir aos nossos colegas para analisar o nosso desempenho para que possamos progredir.

Devemos estar sempre abertos a críticas construtivas e sugestões daqueles que trabalham connosco e a quem pedimos opinião. Saber agradecer pelo tempo dedicado a responder é valorizar a relevância dos inputs dados.

Estas três ferramentas para além de o tornar mais eficiente ajudam-no a crescer em equipa e a valorizar o trabalho de todos.

Tem dúvidas ou questões sobre outros temas relacionados com o PHC?